Первичные документы для отражения выручки от оказания услуг

Рассмотрим порядок формирования первичных документов при расчетах гостиницы с

юридическими лицами.

Первичными документами при расчетах с юридическими лицами также являются счета. Именно в них гостиница указывает, кто проживал, сколько суток, стоимость проживания в сутки и за весь период проживания. Но в данном случае счет уже выписывается на юридическое лицо, а не на того, кто фактически проживал в гостинице. В этом заключается специфика гостиницы. По сути, услуга оказана тому, кто заехал в номер, но поскольку договор на оказание услуги заключен с юридическим лицом и расчеты осуществляются также с юридическим лицом, то вполне справедливо, что и счет должен быть выписан на юридическое лицо.

Однако зачастую покупатели услуг гостиниц требуют помимо счета акт об оказании услуг на том основании, что налоговики могут не принять у организации в составе расходов затраты по проживанию только на основании счета, в котором отсутствуют подписи сторон. Если счет отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, изложенным в статье 9 Закона о бухгалтерском учете, то гостиница может не составлять акт об оказании услуги, а компания может не волноваться, что ее расходы не признают для целей исчисления налога на прибыль. В то же время во избежание разногласий с контролирующими органами гостиницы подписывают помимо счетов еще и акты об оказании гостиничных услуг. Как правило, это практикуется во взаимоотношениях с туристическими фирмами. Такие компании размещают в гостинице большие группы на постоянной основе. В этом случае составлять акты об оказании гостиницей услуг на каждое проживание нецелесообразно, поэтому в договоре с турфирмой предусматривается, что расчеты между сторонами осуществляются, например, на 10-е и 20-е число каждого месяца. По состоянию на эти даты составляются и подписываются акты об оказании гостиничных услуг. Однако в любом случае неотъемлемой частью таких расчетов будут счета. Ведь в актах стороны укажут только общую сумму, на которую оказана услуга, а пофамильная расшифровка будет представлена уже в счете.

Говоря о первичных документах, хотелось бы отметить, что зачастую гостиницы забывают, что счет должен быть составлен на русском языке. Этим, как правило, грешат те гостиницы, у которых используются иностранные программные продукты по учету доходов гостиницы, или если основными гостями отеля являются иностранцы. Так, например, указывается на иностранном языке фамилия и имя проживающего, категория номера, дополнительные услуги и т.д. А ведь в соответствии с пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 года N 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности), документирование фактов хозяйственной деятельности также должно осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Также нужно помнить, что в случае если гостиница для расчетов с гостями разрабатывает собственную форму счета (отличную от формы N 3-Г), ее необходимо утвердить приказом директора в качестве приложения к учетной политике гостиницы.