Списание товаров (блюд) в представительских целях

Зачастую гостиницы проводят встречи с представителями других компаний для обсуждения новых проектов или в рамках реализации уже действующих договоров в ресторанах при самих гостиницах. Иногда, если в гостинице работает свой магазин, то продукты для проведения переговоров (например чай, кофе, конфеты, печенье) берутся из этого магазина. Указанные расходы признаются в бухгалтерском и налоговом учете как представительские расходы. А от правильного документального оформления данных расходов будет зависеть признание налоговиками их в составе затрат, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Понятия представительских расходов в бухгалтерском законодательстве мы не найдем, зато оно дается в пункте 2 статьи 264 НК РФ. Согласно указанному пункту к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика независимо от места проведения указанных мероприятий.

То, что расходы на ресторанное обслуживание можно признать в составе представительских расходов для целей налогообложения, нам говорит тот же пункт 2 статьи 264 НК РФ. Там прямо сказано, что к представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для приглашенных на встречу лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, буфетное обслуживание во время переговоров.

Что касается документального оформления представительских расходов, то ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не содержат каких-либо специальных требований по этому поводу. Поэтому применяются те же требования, что и к любым другим видам расходов. Для целей бухгалтерского учета необходимо соблюдение положений статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, а для целей налогообложения - статьи 252 НК РФ, то есть расходы должны быть оформлены документами в соответствии с законодательством Российской Федерации и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В то же время, как показывает практика, а также ответы сотрудников контролирующих органов на частные запросы, последние предъявляют особые требования к документальному оформлению представительских расходов. Например, об этом говорится в письме УМНС России по Московской области от 10 марта 2004 года N 04-27/03000.

Во-первых, необходимо наличие утвержденной руководителем сметы представительских расходов на отчетный год, а также внутреннего положения, регламентирующего документальное оформление представительских расходов и порядок осуществления контроля над их расходованием и списанием.